Как упростить Due Diligence: 4 рекомендации

Due Diligence — довольно частая процедура. Она вызвана стремлением обладать полными и достоверными данными о возможных деловых партнерах, поставщиках или заказчиках. Ведь по статистике, каждая двадцатая сделка убыточна из-за небрежного отношения к собственным данным и предоставления неверной информации. Как провести Due Diligence быстро и качественно, читайте в сегодняшнем материале.

Due Diligence может быть не самой интересной предпринимательской задачей. Однако, подготовьтесь к тому, что рано или поздно она станет одной из ключевых для компании.

Например, огромную важность Due Diligence обретает в ходе слияния и (или) поглощения организаций. И это не единственный момент, когда подобный аудит необходим. Контроль за соблюдением налогового законодательства, привлечение новых клиентов или создание совместного предприятия с другой компанией, – во всех этих случаях наличие заключений по вовремя проведенной экспертизе способно значительно упростить текущие проверки и облегчить принятие решений.

Не менее важна роль Due Diligence и для получения согласия на венчурное финансирование стартапов. По мнению портала Business Insider, особенное значение она приобретает в процессе установления доверительных отношений с потенциальными инвесторами, особенно, когда личные встречи с ними невозможны.

Конечно, Due Diligence не всегда кажется такой же неотложной задачей, как, допустим, маркетинг, или развитие бизнеса. Однако, она способна существенно облегчить ведение дел в будущем, представляя возможность концентрироваться на новых целях.

1. Предугадайте, какая информация потребуется

Потратьте силы на то, чтобы предусмотреть типы запросов, с которыми ваш бизнес, вероятнее всего, столкнется в будущем. Понимание этих перспектив даст возможность заранее подготовить документы, и впоследствии без пролонгаций предоставить их инвесторам, покупателям и прочим заинтересованным лицам.

Инвесторы и потенциальные покупатели часто просят предоставить им пакет документов, включающий характеристику финансового положения, регламенты рабочих процессов, планы развития. Чем более подробную информацию вы предложите, тем большим доверием вы заручитесь, и тем легче будет добиться успешной сделки.

Ранний анализ документов Due Diligence также может раскрыть некоторые возможные проблемы вашего бизнеса. Авторы блога BNY Mellow Wealth Management рекомендуют: «Вычислите любые возможные проблемы, которые покупатель может встретить во время Due Diligence, и убедитесь в том, что к моменту начала процесса продаж, проблема устранена, а ее влияние на бизнес минимизировано. Также дождитесь пояснений продавца, почему проблема существует в принципе, и как продавец ее решает».

2. Оцифруйте документы и передайте их в виде удобного для использования дата-архива

Мы живем в век невероятной доступности информации. Организации, запрашивающие результаты проведенных экспертиз, редко ждут получения бумажных копий. Высылать физические копии важнейших документов не стоит, если вы не хотите, чтобы при пересылке они попали к конкурентам.

Во избежание проблем такого рода, многие компании переходят на облачные архивы, которые позволяют хранение всех документов в оцифрованном виде. Вместо поиска нужных данных в огромных оффлайн картотеках и каталогах, в облаках по умолчанию надежно спрятана вся информация: от основополагающих документов до патентов и стенограмм встреч акционеров.

Исследование, проведенное антивирусным разработчиком – компанией McAfee, демонстрирует:  87% компаний ощущают увеличение скорости выполнения рабочих задач при использовании облачных хранилищ, а 52% отмечают, что считают инновационный подход более безопасным, чем сохранение данных на физических носителях.

3. Настройте индивидуальный доступ к данным

Вы хотите регламентировать уровень доступа пользователей в хранилище? В своем блоге основатель и генеральный директор компании ContractZen Маркус Микола объясняет: «Если принять факт, что 70% работников испытывают эмоциональную нагрузку из-за проблем с коммуникацией и недостаточностью информации […], становится очевидно, именно доступ к информации – залог успешности бизнеса».

«Кроме того, данными о бизнесе должно быть легко поделиться с третьими лицами, например, с существующими партнерами, потенциальными клиентами, компаниями-нанимателями и некоторыми другими организациями, не представляющими угрозу. Ведь все они хотят быть уверенными в том, что ваше предприятие реально существует на рынке и работает ‘по-белому’», — добавляет Микола.

Доступность информации, хранимой в облаке, очевидно упрощает функционирование в период проведения внешних аудитов или при подготовке питчей инвесторам. И все же не стоит забывать о собственной цифровой безопасности. Не предоставляйте сразу множеству людей доступ к большему количеству информации, чем нужно для выполнения тех или иных задач. Это предостережение подтверждается рядом исследований, которые доказывают, что главной причиной утечки информации, по-прежнему, остается человеческий фактор.

Регулярно проверяйте доступы, переданные внешним сторонам. Как правило, данные нужны им лишь временно. Заберите разрешения по истечении этого срока.

4. Организуйте все документы и снабдите их пояснениями

Просто хранить документы в виртуальном хранилище – это одно. Однако, зачастую организации, запрашивающие информацию, хотят получить больше, чем просто исходные цифры. Им нужны пояснения того, что эта информация обозначает в контексте ваших деловых операций.

В рамках прогнозирования будущих запросов организуйте хранение документов по категориям или по клиентам. В случае возникновения необходимости их будет удобнее находить и передавать.

Открытость также крайне важна при Due Diligence. Например, подготовка пояснений для разового приобретения поможет потенциальным покупателям лучше понимать фактическую оценку и прибыльность вашего предприятия. Свободное предоставление этих документов и пояснений вызовет доверие и поможет обойти недопонимания в случае их возникновения.

Объем документов, связанных с функционированием даже небольшого стартапа, может показаться пугающим на первый взгляд. Но постарайтесь не позволить этим данным превратиться в препятствие к росту вашей компании, несмотря на их количество и мнимую сложность. Приняв меры по упрощению и рационализации Due Diligence, вы начнете работать эффективнее и сможете лучше подготовиться к вызовам будущего.

Оригинал статьи читайте по ссылке.